Većina prevodilaca radi na daljinu i nikad ne upozna osobu s kojom je u kontaktu svaki dan – projektnog menadžera.

Iako nam savremeno poslovanje daje slobodu u načinu, mestu i vremenu rada koju nismo imali kod tradicionalnih poslovnih modela, ono što se ne menja jeste rad s ljudima. U našem slučaju, rad s projektnim menadžerima.

Dobra komunikacija s projektnim menadžerom predstavlja osnovu za rad bez stresa. Opuštena radna atmosfera vodi boljim poslovnim rezultatima.

U tekstu koji sledi pročitaćete savete za bolju saradnju s projektnim menadžerima iz prevodilačkih agencija.

Jasno navedite radno vreme i dostupnost

Slobodni prevodioci se zovu slobodni jer mogu da biraju, između ostalog,  i vreme kad će raditi. Dok prevodilačka agencija obično radi po ustaljenom radnom vremenu, neki prevodioci rade vikendom, neki drugi žele da se svojim poslom bave od 9 do 5, a za jedan deo prevodilaca radno vreme počinje u 4 popodne. Neko može da izađe u susret agenciji i prevede 1000 reči na Božić, neko tad nema nameru ni da provera mejl.

Obaveza projektnog menadžera je da raspoređuje prevodilačke projekte na dostupne prevodioce. Ako mu/joj eksplicitno ne kažete od kad do kad radite, vi ste za njega/nju dostupni 24 sata dnevno 7 dana u nedelji, uključujući sve praznike u toku kalendarske godine. Sigurna sam da bi svako drugi na mestu projektnog menadžera, u nedostaku informacija, razmišljao na sličan način.

Da biste poboljšali komunikaciju s projektnim menadžerom u pogledu dostupnosti, uradite sledeće:

• Pre početka saradnje na prevodilačkim projektima, javite projektnom menadžeru radno vreme (npr. moje radno vreme je svakog radnog dana od 8:00 do 16:00).
• U potpis u mejlu ubacite radno vreme (npr. Milica Dragićević, prevodilac za engleski jezik, radno vreme: od 8:00 do 16:00).
• Nekoliko dana ranije pre praznika kad nećete raditi, projektnom menadžeru javite mejlom da nećete biti dostupni. Rečenicu u kojoj ćete navesti dostupnost tokom praznika ubacite i u potpis u mejl najmanje 7 dana pre praznika.
• Ako zbog rada na projektu druge prevodilačke agencije nećete biti dostupni ostalim agencijama 7 ili više dana, javite se projektnim menadžerima.

Odredite broj reči koji možete da prevedete u toku dana

Broj reči koji prevodilac može da provede tokom osmočasovnog radnog vremena za projektnog menadžera informacija je od suštinske važnosti. Bez nje on/ona ne može da isplanira projekat.

Standardni broj reči je 2000, ali on može da zavisi od težine teksta, vrste projekta, iskustva prevodioca… U toku prvih godinu dana rada navodila sam da mogu da prevedem 1500-1800. Ta cifra je sad porasla na standardnih 2500 reči za određene vrste projekata.

Da biste poboljšali komunikaciju s projektnim menadžerom u pogledu broja reči koje možete da prevedete, uradite sledeće:

• Pre početka saradnje na prevodilačkim projektima, javite projektnom menadžeru svoju brojku.
• Ako se bilo šta u toku saradnje s prevodilačkom agencijom promeni (ta brojka se smanji/poveća), obavezno se javite projektnom menadžeru.

Počnite da koristite i druge vidove komunikacije osim mejla

Mejl je osnovni medijum komunikacije između prevodioca i projektnog menadžera. Čak i da projektni menadžer projekte dodeljuje preko sistema za upravljanje prevodilačkim zadacima, sve ostalo se i dalje obavlja preko mejla.

Kao i u svakom drugom poslu, tako i u prevođenju, mogu da se dese sledeće situacije:

• mejl se zagubi,
• projektni menadžer nije video mejl ili vi niste videli mejl,
• morate da se hitno čujete s projektnim menadžerom ili on/ona mora da se hitno čuje s vama,
• potreban vam je drugi vid onlajn razgovora (npr. čatovanje) zbog brzine slanja poruka.

Da biste poboljšali komunikaciju s projektnim menadžerom u pogledu načina komuniciranja, uradite sledeće:

• Izaberite jedan do dva medijuma osim mejla i budite dostupni preko njih.
• Pre početka saradnje na prevodilačkim projektima, jasno stavite do znanja projektnom menadžeru na koje sve načine može da vas dobije.
• U potpis u mejlu ubacite mejl i telefon/Skype/Viber/WhatsApp.
• Pitajte projektnog menadžera da li možete da ga dobijete i na neki drugi način osim mejla.

Brzo odgovarajte na poruke

Svidelo se to nama ili ne, brzina je izuzetno važna u poslovanju 21. veka. Naročito ako radimo na daljinu. To je činjenica. A činjenica je i da je brzina relativan pojam.

Jedan projektni menadžer očekuje da odgovorite da li ste dostupni za projekat u roku od 15 minuta, drugi može da sačeka najviše pola sata, a u nekim slučajevima projekat će vas sačekati i sat vremena od prvog mejla.

Sve to zavisi od mnogo faktora:

• načina rada projektnog menadžera,
• hitnosti projekta (ako je projekat hitan, projektni menadžer može da pošalje mejl velikom broju prevodilaca odjednom i da projekat dobije prvi prevodilac koji odgovori na poruku),
• veličine projekta.

Prema anketi koju je uradila kompanija IOLAR, postoji veliki jaz između očekivanja prevodilaca i očekivanja projektnog menadžera u pogledu brzine odgovora na poruku.

Da biste poboljšali komunikaciju s projektnim menadžerom u pogledu brzine odgovaranja na mejl, uradite sledeće:

• Pre početka saradnje na prevodilačkim projektima, pitajte projektnog menadžera šta je za njega prihvatljiv vremenski period za odgovaranje na mejl.
• Dobar projektni menadžer brzo odgovara na pitanja. Zato ako ne dobijete odgovor, ili poruku pošaljite još jednom ili koristite druge vidove komunikacije.
• Ako ne možete da odgovorite na mejl u nekom razumnom roku, napravite automatski mejl u kom ćete obavestiti projektnog menadžera da privremeno niste dostupni.

Provera projektnog materijala je obavezan korak

Provera projektnog materijala je obavezan korak za obe strane: i za prevodioce i za projektne menadžere. Vođenje prevodilačkog projekta je proces u kom je prevođenje samo jedna stanica. Ako zakasnimo na nju, postoji velika verovatnoća da projekat neće stići do odredišta.

Šta može da se desi ako se projektni materijal ne proveri neposredno nakon njegovog prijema:

• dva sata od prijema projekta shvatite da niste dobili sve datoteke > pošaljete mejl projektnom menadžeru koji vam odgovori nakon 15 minuta da je poslao mejl klijentu > klijent ne odgovara dva sata > počinjete da radite prevod s najmanje 2 sata kašnjenja.

Dva sata u prevodilačkom svetu može da bude zaista puno vremena. Pogotovo ako se radi o manjim projektima (2000 reči ili manje). Tad ste u problemu i vi i projektni menadžer ako je rok kratak.

Da biste poboljšali komunikaciju s projektnim menadžerom u pogledu provere materijala, uradite sledeće:

• Odmah nakon prijema datoteka za prevođenje proverite da li ste dobili sve što treba.
• Posao projektnog menadžera je da proveri materijal pre nego što vam ga pošalje. Ako primetite da projektni menadžer to ne radi, skrenite mu pažnju na to na fin način.

Dobra komunikacija prevodioca i projektnog menadžera počiva na poštovanju rada druge osobe i jasno izraženim očekivanjima. Ako se prevodilac odluči da svoje usluge pruža prevodilačkim agencijama, treba da zna da u takvoj vrsti poslovanja prevodioci i projektni menadžeri ne mogu jedni bez drugih. Zajedno čine tim, a kad su dobro uigrani, ne postoji taj projekat koji ne mogu uspešno da završe.